Archivage et échange de données sécurisés : pensez GED et SAE


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Espace de Travail Digital

La transformation digitale des entreprises s’accompagne nécessairement de la dématérialisation des documents. Pour une transition réussie, à la fois simple, efficace et sûre, il existe des solutions de gestion de contenu dans le cloud adaptées à tous les besoins.

Éviter les pertes d’information, les erreurs et les failles de sécurité

La transformation digitale permet aux entreprises de gagner en performance et en compétitivité, à condition de maîtriser les risques liés à la cybersécurité mais aussi aux simples bugs et problèmes de communication, qui peuvent entraîner des erreurs, voire des des pertes de documents. Un risque réel dont il faut impérativement se prémunir pour préserver ses ressources et éviter de lourdes pertes de temps. Fort heureusement, il existe des solutions pratiques et efficaces qui rendent l’archivage et la protection des documents plus sûrs .

Pour des échanges sécurisés : la GED

Par définition, la Gestion Electronique de Documents (GED) est un formidable outil professionnel qui facilite et optimise la gestion courante de l’information d’une entreprise. Factures, bulletins de paie, bons de commande, formulaires techniques, e-mails, vidéos… tous sont sauvegardés, voire archivés dans le cloud. Et une application dédiée permet aux collaborateurs autorisés de les classer et de les indexer, mais aussi de les consulter, de les déplacer, de les modifier, voire de les supprimer tout en assurant une traçabilité des actions effectuées et une sécurisation optimale. La plupart des solutions GED autorisent également le travail collaboratif, par le partage synchronisé de documents et d’un agenda, la création de groupes de travail, la présence d’un gestionnaire de tâches et l’envoi de notifications, la possibilité de dialoguer en live ou encore la mise en place de circuits de validation.

Pour un archivage « à valeur probante » : l’archivage électronique via un SAE

Complémentaire avec une solution de GED (qui en propose parfois les fonctionnalités principales), le Système d’archivage électronique (SAE) – dans le cloud – s’impose pour archiver des documents importants et confidentiels comme les bulletins de paie et les factures ainsi que toutes sortes de pièces administratives dématérialisées (carte d’identité, passeport, etc.). Tel un coffre-fort numérique, le SAE satisfait quatre objectifs : la traçabilité des actions (quand et par qui un document a été déposé) et la protection des archives (un mot de passe est attribué à chaque fichier) à l’instar de la GED, mais aussi la pérennité et l’intégrité desdites archives. En effet, le propre du SAE est d’assurer « la valeur probante » d’un document. Autrement dit, tout élément téléchargé n’est ni modifiable ni supprimable, d’une part, d’autre part il doit respecter une durée établie et des règles de conservation conformes aux contraintes légales et aux normes d’archivage en cours. Le SAE apparaît aujourd’hui comme une première étape efficace vers des innovations à venir comme la blockchain par exemple.

Bon à savoir : très utile pour ne pas dire incontournable dans le cadre de la digitalisation d’une entreprise, le SAE se choisit selon quatre critères : la fiabilité du logiciel (il faut un niveau de sécurisation élevé), l’espace de stockage (il doit être quasi illimité et permettre un classement méthodique et compréhensible des données pour en faciliter la récupération), le coût et la fiabilité de l’hébergeur (celui-ci doit garantir la réversibilité des données : en cas de rupture de contrat, il doit être en mesure de fournir, pour chaque archive, le document archivé, mais aussi tous les éléments de traçabilité).

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