Dématérialisation des contrats : les points forts d’une solution GED


    

 

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La gestion des contrats au format papier peut rapidement devenir un véritable casse-tête dans les entreprises : perte de temps dans les recherches, absence de traçabilité dans le suivi des versions, problématiques de sécurité (vol, perte) et de confidentialité liées à la protection des données personnelles (RGPD), lenteur dans les processus de validation…

Cette problématique concerne toutes les entreprises et les administrations, au sein de nombreux départements : Les Ressources Humaines, pour les contrats de travail et les avenants, le service Commercial, pour la signature des contrats de vente, des devis, la DAF, pour les contrats fournisseurs, le service Juridique, etc.

Dans ce contexte, le recours à une solution de gestion électronique de documents (GED) représente une véritable alternative pour la dématérialisation des contrats, quel que soit leur type.

Quels sont les avantages d’une GED dans la gestion des contrats ?

  • Un archivage centralisé et sécurisé de vos documents clés : contrats de travail, de vente, fournisseurs, locatifs, etc, pour retrouver facilement les documents et constituer une véritable contrathèque
  • Un traitement, un suivi et une validation de vos documents en mode collaboratif avec les workflows, permettant de suivre l’avancement des dossiers et de gérer le suivi des versions
  • La mise en place d’alertes pour les échéances de paiement ou de résiliation,
  • L’utilisation de la signature électronique, pour contractualiser
  • L’accès en mobilité, en télétravail ou en déplacement, pour permettre la continuité des opérations.

Quelle est la validité juridique d’un contrat dématérialisé ?

Source : Jurisexpert.net

Pour être valable juridiquement, un contrat doit être établi par écrit, sous réserve que la personne signataire puisse être identifiée

L’article 1366 du Code civil précise à ce titre :

« L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

3. L’article 1367 précise quant à lui que :

« La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. (…)

Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. »

Ainsi, pour bénéficier d’une valeur probante au même titre que l’écrit papier, l’écrit électronique doit pouvoir identifier son auteur (i) et garantir l’intégrité de l’acte concerné (ii) :

  • Il est impératif que l’écrit électronique ne puisse être attribué qu’aux parties qui ont voulu et ont participé à l’acte. Il faut donc que le procédé technique utilisé garantisse l’identité de ce débiteur.

Le recours à la signature sécurisée de l’acte avec intervention d’un tiers certificateur permet d’atteindre un tel objectif.

  • L’écrit doit être fiable lors de sa création et le rester dans le temps, être définitivement « verrouillé ».

Afin de permettre à la signature électronique, cette dernière doit reposer sur un procédé fiable (article 1376 du Code civil). Est présumé fiable le procédé de signature électronique qui “met en œuvre une signature électronique qualifiée”.

La GED DocuWare permet de répondre à ces obligations, avec la mise en place de signatures électroniques qualifiées, c’est à dire que l’identité du signataire est vérifiée via un certificat fourni à un prestataire de confiance.

 
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La gestion manuelle des contrats peut rapidement devenir un véritable casse tête au quotidien : pertes de temps dans les recherches, oubli de documents, délais de résiliation dépassés, absence de traçabilité dans le suivi en mode collaboratif, problèmes de validation et d’accès à distance…Le recours à une solution de gestion documentaire (GED) vous aide à résoudre l’ensemble de ces problématiques.

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