Dématérialisation des factures clients et fournisseurs avec la GED DocuWare


Le passage à la facturation électronique est très souvent la première étape de la transformation digitale des entreprises, sous l’impulsion de l’article 153 de la loi de Finances 2020 et de l’ordonnance du 15 septembre 2021 sur l’obligation pour toutes les entreprises, de dématérialiser les factures à échéance 2024/2026.

Anticipez et préparez sereinement l’échéance de la facturation électronique obligatoire avec la solution de dématérialisation DocuWare.

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Êtes-vous prêt à passer à la facturation électronique dans votre entreprise ?

Loin d‘être une contrainte légale, le passage à la facture électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises, tant au niveau du ROI dégagé que de l’image positive délivrée dans les échanges avec ses tiers : clients et fournisseurs.

Les bénéfices sont en effet immédiats et facilement mesurables :

  • Gains de productivité pour les équipes comptables
  • Accélération des délais de traitement
  • Economies substantielles réalisées
  • Restauration de la trésorerie
  • Réduction de l’empreinte carbone…

Selon une enquête menée par Archimag pour le compte de DocuWare en mars 2020 auprès de 200 entreprises publiques et privées, vous étiez 69% à invoquer le gain de temps gagné dans le traitement des factures comme principal bénéfice lié à la facturation électronique.

Consultez le détail complet de l’étude « factures électroniques : état des lieux du marché français en 2020 ».

À terme, d’après le nombre de factures traitées et les gains estimés dans différentes études, nous estimons les gains à 50000€ pour la dématérialisation des factures fournisseurs et à 17000€ pour les factures clients quelques mois seulement après l’utilisation de DocuWare.

Yannick L’Hostis

Responsable Informatique, Energie Transfert Thermique (ETT)

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La GED DocuWare : la solution gagnante pour la dématérialisation réussie de vos factures client et fournisseur

DocuWare est le logiciel de GED qui va aider votre entreprise, qu’elle soit une PME, une ETI ou un grand groupe, à réussir votre transition digitale avec la facture électronique.

Contrairement à d’autres outils de GED et de dématérialisation, DocuWare ne s’arrête pas à la prise en charge de la facture fournisseur. Notre logiciel prend en charge à la fois le traitement de la facture fournisseur, mais ; différence notable, gère également la facture client. Pour un confort optimal d’utilisation, notre solution est disponible sur le Cloud, ou en version On-Premise.

Et ce n’est qu’un premier pas… Une fois notre solution testée et approuvée par vos équipes comptables, votre entreprise, comme beaucoup de nos clients, pourra décider de poursuivre sa transformation numérique en étendant sa démarche de dématérialisation à d’autres services ; parmi lesquels : les Ressources Humaines (RH), les Ventes et le Marketing, le Juridique, ou encore le Légal…

De nombreux clients nous ont déjà fait confiance, et dématérialisent chaque jour plusieurs milliers de factures avec notre solution GED, alors pourquoi pas vous ?

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Le traitement dématérialisé de la facture fournisseur dans DocuWare

1. La capture

Les factures papiers sont numérisées à partir d’un scanner individuel ou d’un multifonction, puis injectées dans la GED DocuWare qui, grâce à ses technologies de LAD/RAD, identifie les éléments importants de ces factures et les extrait pour faciliter leur indexation.

2. Le contrôle et comptabilisation

La GED DocuWare peut s’interfacer avec les principaux ERP du Marché (Sage, Cegid, EBP, SAP, Divalto, Oracle…). Ce qui permet d’accéder contextuellement à toutes les factures et aux pièces jointes depuis le logiciel comptabilité, mais aussi de partager le même référentiel et d’échanger facilement des informations.

3. La validation

Une fois la facture imputée comptablement, la GED DocuWare propose des workflows paramétrables, permettant de gérer tous les cas de figures, y compris les plus complexes : conditions de règlement, absences, rappels automatiques…

Lorsque la facture est réglée via le système comptable, l’information est aussitôt descendue dans la GED. Le fournisseur en est averti par e-mail et le statut de la facture est alors modifié.

4. La consultation

Toutes les factures étant indexées et archivées dans la GED DocuWare, il est très facile de les retrouver et les consulter. Mais il est aussi possible d’y accéder directement depuis la fiche fournisseur, sans quitter l’ERP ou le logiciel métier.

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DAF, RAF : lancez-vous dans la dématérialisation de vos documents achats en moins de 3 jours, grâce à un paramétrage simplifié, permettant de personnaliser et de configurer la solution cloud clés en main en quelques clics.

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Le traitement dématérialisé de la facture client dans DocuWare

Pour les factures clients, le processus est totalement différent de celui des factures fournisseurs, mais la GED DocuWare est, là encore, capable de le prendre en charge, de l’accélérer et de le fiabiliser.

Les envois de factures clients peuvent être réalisés via ces différents canaux :

  • Papier
  • EDI
  • Email
  • Vers un portail (type Chorus Pro)

La GED DocuWare s’adapte à ces différents modes. DocuWare peut notamment, envoyer des factures papier en passant par une plateforme de routage externe pour les envois en masse ou effectuer des envois dématérialisés simples par mail.

1. Capture de la facture depuis l’ERP dans DocuWare

La facture est en général générée depuis un ERP et intégrée dans DocuWare. DocuWare s’interface avec la plupart des ERP et outils du marché : Sage, Cegid, EBP, Microsoft Dynamics, Divalto…

2. Validation et workflow

Une fois visées depuis la GED, le gestionnaire en est informé et les factures prêtes à être routées.

3. Le routage

Les factures sont ensuite routées, dans le format choisi, vers les clients. La GED permet également d’identifier et d’éliminer les erreurs de routage (adresse postale ou électronique incorrecte, erreurs EDI, serveur indisponible sur Chorus Pro, etc.). Elle offre une visibilité en temps réel et 24/7 sur le statut d’envoi des factures et garantit une parfaite traçabilité. Les factures sont ensuite conservées dans la GED et restent consultables à tout moment (y compris depuis les lignes comptables de l’ERP).

Ressources DocuWare pour la facturation électronique

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Résultats de l’enquête sur la facture électronique réalisée en février 2020 auprès de 200 sociétés françaises par Archimag pour DocuWare.

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La solution DocuWare cloud clés en main permet à votre service Achats/Comptabilité de dématérialiser et d’automatiser vos processus métier.

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DocuWare est la solution qu’il vous faut pour accélérer vos processus achats, par le biais de la dématérialisation et de l’automatisation des tâches chronophages : réception et traitement des factures, commandes, demandes d’achat, contrats, relances, etc.

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Découvrez comment passer à la facture électronique client et fournisseur dans ce guide détaillé.

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Découvrez comment nos clients dématérialisent leurs factures avec DocuWare

HUB ONE, Filiale du groupe Aéroport de Paris, à Tremblay en France adopte la GED DocuWare en 2017 pour optimiser le traitement de ses factures et faciliter le travail de ses collaborateurs.

Pays : France     Industrie : Prestataire de services
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Avec plus de 18 000 factures à traiter chaque année, la Coopérative du Syndicat Général des Vignerons et ses filiales ont misé sur DocuWare pour dématérialiser et automatiser leurs processus comptables liés à la relation fournisseurs.

Pays : France      Industrie : Distribution / Grossiste
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CGI Bâtiment, leader de la garantie financière des constructeurs de maisons individuelles depuis plus de 50 ans, adopte la GED DocuWare pour le traitement de ses garanties et la dématérialisation de ses factures fournisseurs.

Pays : France     Industrie : Assurance

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