Digital Mailroom :

distribuer le courrier sans intervention de votre part, c’est possible !


Plus besoin de vous rendre au bureau pour relever et distribuer le courrier. Plus besoin de vous rendre à la poste pour envoyer le courrier. Nous les prenons en charge les courriers et vous les recevez sur votre poste travail.

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Notre service Digital Mailroom le fait pour vous…

Le service Digital Mailroom de Ricoh prend tout en charge ! Il reçoit le courrier, le numérise, le stocke et le distribue aux bonnes personnes ou l’insère dans un de vos workflow processus métiers. Tout cela en conformité avec le RGPD.

Mobilité

En numérisant vos courriers entrants et leurs processus, vos collaborateurs travaillent de partout.

Continuité d’activité

Votre entreprise continue de fonctionner même lorsque les collaborateurs et vous, ne vous rendez pas au bureau.

Gain de temps

Vous n’aurez plus de courrier perdu ou à rechercher des heures. Ils sont classés et retrouvés rapidement.

Travaillez ensemble, partout !

Quels que soient vos processus métiers, non seulement le service Digital Mailroom de Ricoh numérise tous vos courriers, mais il automatise aussi l’ensemble du processus de traitement en faisant circuler les documents entre les collaborateurs. Lorsqu’un courrier est ajouté, le système de gestion de courrier numérique peut automatiquement en informer la bonne personne. Ce n’est qu’un exemple des nombeuses possibilités proposées par le service Digital Mailroom de Ricoh.

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Fonction

Les courriers numérisés sont indexés et ainsi retrouvés rapidement.

Fonction

Les courriers numérisés sont convertis en PDF consultables.

Fonction

Un courrier n’est stocké définitivement que s’il est lu et approuvé.

Fonction

Les courriers peuvent être stockés directement dans SAP ou votre CRM existant.

Fonction

Une notification par e-mail est envoyé à la bonne personne dès qu’un courrier est ajouté. Le lien vers le document est repris dans l’e-mail.

Fonction

Les documents physiques sont stockés dans un espace sécurisé sous clé.

100% de confidentialité par mise en sécurité des informations de votre entreprise

Ricoh travaille en conformité RGPD et protège les informations de ses clients comme les siennes. C’est pourquoi Ricoh est engagé dans les certifications et notamment la norme ISO 27001*.

Les courriers d’une entreprise sont traités dans une zone de services protégée, réservée à votre organisation et uniquement accessible aux personnes autorisées, afin que la confidentialité des informations de votre entreprise soit garantie.

Les courriers sont ensuite détruits en conformité avec la norme Z42-026 ou le plus souvent encore, transmis à votre opérateur de service d’archivage physique.

*ISO 27001 est la norme internationalement connue du système de gestion de la sécurité de l’information (SMSI). Un certificat n’est reçu que suite à un audit indépendant et si l’entreprise peut garantir la confidentialité des données de l’entreprise.

Services complémentaires pour assurer la continuité de vos activités à distance…

Le service Digital Mailroom de Ricoh prend tout en charge ! Il reçoit le courrier, le numérise, le stocke et le distribue aux bonnes personnes ou l’insère dans un de vos workflow processus métiers. Tout cela en conformité avec le RGPD.

Bureau de poste virtuel

Envoyez vos courriers sans vous déplacer via un bureau de poste virtuel dématérialisé.

Vous ou vos collaborateurs, envoient leur courriers en quelques clics, en lettre électronique, lettre simple ou lettre recommandée.

Le bureau de poste virtuel prend tout en charge : l’envoi numérique, l’impression, la mise sous enveloppe et l’expédition ainsi que l’archivage électronique probant du courrier.

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Automatisez vos processus métiers

Automatisez les processus documentaires des vos courriers entrants pour ne laisser aucune possibilité de ne pas répondre aux sollicitations de vos clients.

Automatisez les processus métiers générant des courriers sortants afin de vous adresser à vos clients en fonction de leur accord et de votre besoin, par courrier électronique, email, email sécurisé ou lettre recommandée.

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Numérisez vos archives papier

Profitez du service Digital Mailroom de Ricoh pour numériser vos documents d’archives. Vous les retrouverez rapidement avec efficacité.

Profitez aussi du service Digital Mailroom pour économiser sur vos envois de courrier en les dématérialisant. Vous aurez moins de charge d’affranchissement.

Il vous sera beaucoup plus facile d’accompagner le télétravail.

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Vous êtes prêts à révolutionner votre processus de distribution de courrier avec Digital Mailroom ?

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