GED Achats et Comptabilités :

des gains de productivité pour la Finance et la Comptabilité


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Plus que jamais, le directeur financier et son équipe doivent fournir une expertise plus étendue et proposer une stratégie à l’entreprise, tout en respectant le budget et les ressources allouées. La fonction du DAF est profondément impactée par la digitalisation, suite à la crise sanitaire. Découvrez comment la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents (GED) et workflow telle que DocuWare va vous permettre de décupler la productivité de vos services Finance et Comptabilité en automatisant vos processus métier.

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La GED DocuWare, un outil de profitabilité pour les services financiers et comptables

L’équipe comptable doit être en mesure de fournir, à tout moment, des données concrètes sur la rentabilité, la liquidité et la position de l’entreprise sur le marché. Cela est uniquement possible si les processus critiques sont sécurisés et performants.

Les tâches manuelles entraînent souvent des délais dans l’enregistrement des données, la transmission, le regroupement des informations et la finalisation des commandes.

Les solutions de workflow et de gestion électronique des documents (GED) de DocuWare permettent aux entreprises de contourner ces obstacles en supprimant le papier, en regroupant les informations importantes et en s’intégrant directement à leur système ERP.

Livre blanc : Facturation électronique obligatoire : comment s’y préparer ?

La facturation électronique obligatoire inter-entreprises est repoussée à 2024/2026. Le temps pour les entreprises de se préparer plus sereinement à cette échéance, en particulier les PME. Découvrez le dernier livre blanc sur le sujet publié par Markess by Exægis avec le soutien de DocuWare : Facture électronique obligatoire, comment s’y préparer ?

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Solutions GED DocuWare pour les services Finance et Comptabilité

Comptabilité : enregistrement rapide des factures

La transformation digitale impacte également le service Comptabilité. En effet, les services comptables des entreprises consacrent en moyenne 30% de leur temps à saisir manuellement des factures, tandis qu’un traitement dématérialisé représenterait 50 à 75% de gain de temps par rapport à un traitement papier.

DocuWare permet d’enregistrer les factures papier et électroniques, puis de les mettre en correspondance avec les bons de commande concernés. Le workflow proposé, personnalisable, facilite la gestion des validations, et consigne les paiements en question dans le grand livre comptable grâce aux fonctionnalités ERP.

Ainsi, DocuWare permet à votre organisation de restaurer ses délais de paiement avec la dématérialisation des factures.

Avec DocuWare, vous pouvez supprimer les processus papier, éviter les erreurs administratives, réduire la charge de traitement des factures, simplifier l’étape de validation et contourner la saisie manuelle. Surtout, vous permettez à vos employés de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Enfin, la version 7.2 de DocuWare prend en charge le nouveau format de facture électronique sécurisé Factur-X, compatible avec le portail CHORUS-PRO. Vos échanges sont donc sécurisés et en conformité avec la nouvelle réglementation en vigueur (loi Macron, article 222).

En effectuant les opérations suivantes, vous optimisez vos opérations comptables :

  • Validation des factures correctes et utilisation de la fonctionnalité d’indexation intelligente associant celles-ci aux bons de commande correspondants
  • Traitement des factures de manière exhaustive (fonction de fractionnement comprise)
  • Importation directe des factures dans des fichiers personnalisables et consultables
  • Traitement dynamique des validations et prise en charge des factures refusées
  • Transfert automatique des montants approuvés vers les principaux ERP du marché : Sage, Microsoft Dynamics, SAP…

Avec DocuWare, traitez rapidement les factures, effectuez un suivi des dates d’échéance et des changements d’état, et simplifiez ainsi nettement la gestion des flux de trésorerie.

      

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Comptes clients : accélération des traitements

Oubliez les approximations. DocuWare met en relation les documents avec les bons de commande correspondants, afin que vous puissiez générer des factures plus rapidement, répondre aux questions des clients sans délai, et effectuer un suivi précis des paiements et remises.

Une gestion optimisée est également synonyme de meilleures relations client, de paiements anticipés et de restauration des délais de paiement; élément crucial pour préserver la trésorerie de votre entreprise.

En effet, en France, le montant des retards de paiement est estimé à 20 milliards d’euros, et est porté à hauteur de 80% par les PME/TPE et 20% par les ETI.

En effectuant les opérations suivantes, vous pourrez optimiser la gestion des comptes clients :

  • Consultation des informations de livraison, rapports de performances ou accords spéciaux directement dans l’ERP ou une autre application de comptabilité
  • Archivage automatique des factures sortantes lors de leur impression ou envoi par e-mail
  • Réponse sans délai aux questions des clients et transfert des messages par e-mail
  • Regroupement des factures et flux de mise à disposition (par exemple, lors de l’approbation de remises)
  • Collaboration avec le service Commercial pour gérer les informations des nouveaux clients

Grâce à DocuWare, l’amélioration des fonctionnalités liées aux comptes clients vous fait bénéficier de rapports fiables, d’une satisfaction client supérieure et de performances optimales.

Audits financiers : marquez des points avec une organisation parfaite

Ne craignez plus les audits avec DocuWare. Toutes les ressources nécessaires sont consignées. Vous n’avez plus seulement les informations principales à disposition, mais également tous les e-mails, lettres et contrats associés, accessibles en quelques secondes.

En effectuant les opérations suivantes, vous pourrez économiser le temps nécessaire à la préparation de ces contrôles :

  • Abandon des processus papier, risqués et fastidieux
  • Archivage de toutes les données conformément aux normes en vigueur
  • Gain de temps dans les recherches via l’accès direct aux factures et aux courriers depuis votre logiciel de comptabilité
  • Renseignement des formulaires via des ressources facilement identifiables
  • Réalisation d’un suivi de toutes les étapes pour permettre l’examen des processus
  • Regroupement des documents dans des dossiers numériques et par le biais d’une fonctionnalité de recherche intégrée et pratique
  • Restriction des accès

Grâce à nos solutions, vous êtes totalement rassurés car tout se déroule au mieux.

Avec DocuWare, nos factures sont scannées, indexées, imputées et transférées dans notre ERP Sage en moins de 5 minutes. Cela fait gagner un temps précieux à mes équipes !

Antoine Aranda, Directeur Général

ObjetRama – Leader français de la vente à distance d’objets publicitaires

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Un système adapté aux opérations financières

Les solutions de gestion documentaire et d’automatisation des processus métier de DocuWare sont totalement adaptées aux équipes en charge des finances et de la comptabilité. Via la suppression des processus papier et des tâches manuelles, vous révolutionnez vos opérations, tout en permettant à votre personnel de se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée.

Capture automatique de documents

Avec DocuWare, vous pouvez capturer des documents papier et électroniques, puis les indexer, les classer et les stocker de façon intelligente. Vous avez ensuite la possibilité de les transmettre aux personnes concernées, au bon moment et rapidement, pour une prise de décisions rapide.

Workflows numériques

Une telle fonctionnalité permet de mettre en association des documents et des tâches au sein de divers bureaux, et également à des employés de s’impliquer depuis un appareil mobile.

Abandon du papier

Oubliez les processus papier lents et fastidieux, et libérez l’espace précédemment occupé par les équipements dédiés à l’impression, aux envois et à l’archivage.

Mise en conformité

Qu’il s’agisse de vous conformer à la loi Sarbanes-Oxley, au règlement européen général sur la protection des données (RGPD), vous n’avez aucune inquiétude à avoir et êtes prêts pour les audits : les documents sont stockés en toute sécurité et les transactions consignées.

Intégration avec votre système ERP

Les solutions de DocuWare s’intègrent avec SAP, Navision, QuickBooks, Sage, EBP, Cegid et d’autres ERP. Le résultat ? L’intégrité des données est garantie sur tous les systèmes et chaque détail est à portée.

Reprise rapide après sinistre

Si vos informations financières sont numérisées, archivées et sauvegardées, vous pouvez aisément reprendre vos opérations en cas de catastrophes naturelles.

Contrôle total

Quand une facture a-t-elle été saisie ? Où se trouve-t-elle en ce moment ? Quelle personne y a accédé en dernier ? Vous n’aurez plus besoin de vous poser ces questions car chaque étape est documentée.

Passage au cloud

Nos solutions sont disponibles aussi bien on-premise que dans le cloud, pour des fonctionnalités identiques. Si vous choisissez le cloud, vous profitez d’une évolutivité et d’une disponibilité inégalables, et dans le cadre d’un forfait adapté.

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