La gestion électronique documentaire (GED), un outil pour la digitalisation des RH


Les services RH doivent relever de nouveaux défis imposés par la transformation digitale et le recours massif au télétravail qui impactent significativement leurs métiers. La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents (GED) et workflow aide les services RH à automatiser leurs tâches manuelles et leurs processus métier, afin de gagner en agilité et en productivité, pour se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.

Reposez-vous sur une solution GED flexible, intuitive et certifiée NF203 sur le coffre-fort électronique pour digitaliser et automatiser vos processus RH.

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La GED DocuWare, synonyme de productivité pour les équipes RH

Les entreprises du monde entier s’attèlent à l’amélioration des interactions avec leurs employés afin d’attirer, d’embaucher et de garder les meilleurs d’entre eux.

Le service RH est amené à prendre des décisions importantes. Quel candidat embaucher? Comment s’assurer que le processus est efficace et exhaustif? Comment gérer les évaluations de performance, accepter les demandes de congés et stocker les données personnelles de manière sécurisée?

Les bonnes décisions ne peuvent être prises que si les informations requises sont facilement accessibles, complètes et sécurisées.

Avec DocuWare :

  • Dématérialisez, centralisez et organisez vos documents RH dans une armoire numérique sécurisée
  • Archivez les documents confidentiels de vos employés : fiches de paie, contrats de travail dans une solution certifiée coffre-fort électronique par l’Afnor (norme NF203)
  • Respectez la confidentialité de vos employés et la protection de leurs données personnelles avec une solution compatible avec le RGPD
  • Gérez et automatisez vos tâches RH avec les workflows : recrutements, on-boarding, arrêts maladie, demandes de congés, notes de frais…
  • Améliorez l’engagement et la satisfaction de vos employés en supprimant les tâches manuelles répétitives et sources d’erreur

Avec DocuWare, nos factures sont scannées, indexées, imputées et transférées dansnotre ERP Sage en moins de 5 minutes. Cela fait gagner un temps précieux à mes équipes !

Antoine Aranda, Directeur Général

ObjetRama – Leader français de la vente à distance d’objets publicitaires

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Livre blanc : Facturation électronique obligatoire : comment s’y préparer ?

La facturation électronique obligatoire inter-entreprises est repoussée à 2024/2026. Le temps pour les entreprises de se préparer plus sereinement à cette échéance, en particulier les PME. Découvrez le dernier livre blanc sur le sujet publié par Markess by Exægis avec le soutien de DocuWare : Facture électronique obligatoire, comment s’y préparer ?

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Les solutions GED DocuWare pour les RH d’aujourd’hui

Trouver le candidat idéal

L’embauche de collaborateurs qualifiés constitue incontestablement l’un des rôles les plus importants des services RH.

Avec DocuWare, toutes les personnes impliquées dans le processus d’évaluation des candidats sont mises en relation, optimisant ainsi le processus d’embauche. La dématérialisation et la centralisation des informations permettent aux employés de se concentrer sur la recherche de candidats, et non plus sur la gestion des documents.

En effectuant les opérations suivantes, vous pourrez révolutionner votre processus d’embauche :

  • Centralisation et archivage électronique de l’ensemble des documents RH : échanges d’e-mails, candidatures, CV, diplômes, notes de frais, arrêts maladie, etc, dans une armoire numérique centralisée et consultable
  • Diffusion des données des candidats aux membres du personnel prenant les décisions associées via le système de workflows
  • Génération des notifications et d’alertes par e-mail pour le suivi des dossiers RH en cours
  • Sécurisation des données des candidats pour garantir leur confidentialité et prise en compte du RGPD
  • Gestion facilitée des offres d’emploi
  • Mise en conformité à la réglementation via la transparence des processus

Intégration simplifiée des nouveaux employés

Le nombre de tâches à accomplir avant de finaliser l’embauche d’un employé est considérable (collecte de données, préparation des documents, remplissage des formulaires légaux, commande d’équipement, etc.).

Tout ceci est automatisé par la GED DocuWare. Un workflow numérique permet d’attribuer des tâches, de transférer des notifications aux responsables et d’envoyer un message de bienvenue aux nouveaux employés. Ce dernier peut contenir des plannings de formation, des formulaires d’inscription, des accords juridiques, etc.

En effectuant les opérations suivantes, vous vous assurez de l’intégration optimale des nouveaux employés :

  • Enregistrement des données des employés en une seule fois, puis application de celles-ci à tous les formulaires
  • Rassemblement de tous les documents relatifs à un candidat pour optimiser immédiatement la productivité
  • Implication automatique de tous les services concernés, envoi de notifications pour les vérifications des antécédents, mise en application des accords de confidentialité entre l’entreprise et le salarié , envoi des documents relatifs aux taxes, aux avantages et aux virements automatiques
  • Création de workflows propres aux arrivées: présentation de l’entreprise, configuration des équipements, autorisations d’accès au système d’information

Gestion des performances et amélioration des interactions

Les informations de chaque employé sont enregistrées de manière sécurisée dans un fichier unique. Celui-ci n’est accessible qu’au personnel autorisé et à l’employé lui-même via un lien protégé par mot de passe.

En effectuant les opérations suivantes, vous pourrez optimiser l’accessibilité des données et les performances de votre personnel :

  • Intégration complète au processus de paie
  • Archivage des documents confidentiels des collaborateurs : fiches de paie, contrats, etc dans une solution certifiée coffre-fort électronique
  • Implication aisée de multiples services et individus au processus d’évaluation des employés
  • Création de workflows pour les demandes de congés, notes de frais et arrêts maladie
  • Centralisation des demandes RH des employés et des correspondances de l’entreprise
  • Chiffrement des données de vos employés et mise en conformité aux réglementations

DocuWare nous apporte plus de réactivité et de visibilité dans le traitement de nos demandes entrantes : accidents du travail, arrêts maladie, gestion des contrats, etc.

Stéphane Lastes

Responsable du Système d’Information, Fondation Delta Plus

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Un système conçu pour les RH d’aujourd’hui

La plateforme DocuWare permet d’enregistrer, d’organiser et de rechercher des données. Ses flux de travail numériques assurent une utilisation optimale du temps en facilitant l’accessibilité aux documents pour les cadres, les équipes des RH et les autres employés.

Organisation de tous les documents ayant trait aux employés

Les documents d’intégration, formulaires légaux, CV, fiches de performances, rapports de congés et autres sont enregistrés dans des dossiers structurés en fonction des besoins de votre équipe.

Sécurisation complète des informations

Protégez les données contre les fuites, vols et pertes en appliquant des autorisations spécifiques. Vous pouvez également définir des plannings de rétention, afin de conserver ou de supprimer des documents en fonction de vos obligations réglementaires.

Flexibilité optimale

Les employés peuvent facilement accéder aux documents et participer aux workflows via des applications et navigateurs Web. Une telle flexibilité encourage le développement du télétravail et de la mobilité au sein d’équipes distribuées.

Processus intelligents

Analysez vos processus et identifiez tout risque de retard, d’erreur ou de faille de sécurité. Vous pouvez facilement concevoir un flux de travail personnalisé pour garantir le fonctionnement optimal de chaque processus.

Intégration avec votre système de gestion

Garantissez un niveau d’interaction élevé entre diverses applications de RH en permettant aux individus d’accéder aux documents en un seul clic.

Collecte numérique d’informations

Grâce à DocuWare, vous êtes en mesure de convertir vos formulaires papier en documents numériques. Cela permet d’éliminer les tâches de saisie des données, redondantes et chronophages.

Adaptation rapide et productivité accrue

L’interface utilisateur intuitive des solutions de DocuWare allie praticité et facilité d’utilisation. Avec elle, vous pouvez personnaliser votre système, configurer de nouveaux flux de travail et définir vos processus organisationnels. En bref, faites-en plus sans efforts.

Déploiement dans le cloud ou sur site

Les versions cloud et sur site des solutions de DocuWare sont dotées de la même interface et de fonctionnalités identiques. Vous pouvez donc choisir de passer à la version cloud quand bon vous semble.

Les services des RH doivent être en mesure d’anticiper les tendances du marché et d’adapter la stratégie des entreprises.

Peter Cappelli

Harvard Business Review

DOCUWARE SUCCESS STORY

Chronospost, acteur de premier plan de la livraison express de colis, a fait appel à DocuWare début 2020 pour l’archivage et la digitalisation de ses dossiers RH.

Le large périmètre fonctionnel de la solution, sa capacité d’intégration et la qualité de l’accompagnement fourni par le partenaire distributeur de DocuWare ont remporté l’adhésion des décideurs et du responsable du projet : Yannick Rouxel, Responsable SIRH de Chronopost.

« Nos gestionnaires RH sont très satisfaits de DocuWare. L’outil leur simplifie la vie. Nous utilisons DocuWare partout, aussi bien au bureau qu’en télétravail grâce à l’accès SSO. »

Yannick Rouxel, Responsable SIRH Chronopost

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DOCUWARE SUCCESS STORY

La Fondation Delta Plus, acteur du secteur médico-social, choisit DocuWare pour la digitalisation des dossiers RH de 700 salariés et travailleurs d’ESAT.

Afin d’améliorer la qualité de ses processus, de gagner du temps et d’apporter davantage de transparence dans sa gestion RH, la direction IT s’équipe en 2019 d’une solution de gestion documentaire. Elle chosit DocuWare pour la puissance de ses workflows, sa souplesse d’utilisation et de personnalisation.

« Avec DocuWare, nous avons une vision d’ensemble des tâches à traiter et finaliser. Cela nous permet d’éviter tout oubli, de fluidifier et d’améliorer nos processus RH, notamment en télétravail. »

Stéphane Lastes, Responsable du Système d’Information, Delta Plus

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