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Avec la GED Workflow DocuWare, vous pouvez numériser vos documents papier et les centraliser dans une armoire numérique sécurisée afin qu’ils puissent être consultés partout et à tout moment.

Capturer, traiter, partager et suivre vos documents n’a jamais été aussi simple. Grâce à une gestion des droits d’accès par utilisateur, des listes de tâches détaillées et des notifications par e-mail, les agents peuvent effectuer leurs tâches quotidiennes plus efficacement et les administrés peuvent facilement les approuver ou les rejeter. Le travail collaboratif n’a jamais été aussi simple.

Les bénéfices de la GED DocuWare pour les Municipalités :

Efficacité et travail collaboratif

• Numérisez vos courriers et vos documents papier et fournissez à vos collaborateurs toutes les informations dont ils ont besoin pour une collaboration efficace.
• Enregistrez les documents et courriers entrants numériquement, accélérez vos délais de traitement et vos réponses, suivez l’historique des demandes (emails ou formulaires),
• Tracez chaque modification de document (auteur, date, etc) de façon totalement transparente grâce au versioning
• Avec le développement des accords de télétravail au sein de la fonction publique, vous avez désormais la possibilité de travailler efficacement à la maison ou en mobilité avec DocuWare, depuis votre PC, votre smartphone ou votre tablette

Sécurité et mise en conformité

• Protégez la confidentialité de vos documents et leur sécurité en restreignant l’accès aux personnes autorisées
• Respectez les données personnelles contenues dans les documents dans le cadre de la mise en oeuvre du RGPD
• Sécurisez votre système d’information et protégez-vous des cyber-attaques grâce au cryptage de vos données, documents et communications en ligne
• Respectez les délais de conservation légale des documents en leur archivant numériquement

Déploiement flexible

• Déployez une solution facile à utiliser qui s’adapte aux divers besoins de vos services sans ajouter de charge supplémentaire à votre service informatique
• Économisez des budgets importants sur le matériel et le support informatique avec DocuWare Cloud
• Protégez-vous contre les défaillances du système avec un plan d’urgence informatique – pas seulement en cas de catastrophe naturelle
• Faites évoluer DocuWare avec vos besoins – que vous souhaitiez intégrer davantage d’utilisateurs ou que vous ayez besoin de stockage supplémentaire

Au sein de l’administration communale de Roeser, 17 employés se tiennent à disposition des 6 300 habitants de la ville, elle-même régie par un Conseil communal constitué du maire et de deux assesseurs.

Lire l’étude client.

La mairie de Païta en Nouvelle Calédonie recommande la solution DocuWare pour la gestion, l’accès, la circulation, la diffusion et l’archivage des informations.

Lire l’étude client.

Prise en main rapide

Passer du papier au digital implique un changement important de vos habitudes de travail. Cette transition s’opèrera de façon fluide avec DocuWare. Avec une solution adaptée à votre administration, le basculement s’effectue en quelques jours.

Interface intuitive

Avec DocuWare, lancez-vous en seulement 1 à 3 jours de formation dans la prise en main de l’outil. L’accent est mis sur la facilité d’utilisation, la flexibilité et la convivialité de l’interface, pour une prise en main rapide par l’ensemble des collaborateurs concernés.

Travail collaboratif

Avec le développement du télétravail, plus besoin d’être au bureau pour continuer de collaborer et de travailler efficacement à distance. Avec DocuWare, centralisez, partagez, échangez et validez vos documents n’importe où et à n’importe quel moment.

Sécurité maximale

La solution permet un cryptage des données et garantit une sécurité maximale avec la centralisation des documents en un point unique. La gestion de droits d’accès permet de limiter la consultation et le travail sur les documents aux personnes autorisées.

Traitement des factures

Abandonnez le papier et la saisie de données

Dématérialisez toutes vos factures et indexez-les de manière intelligente pour un stockage sécurisé et une récupération simplifiée. Automatisez les notifications de validation pour accélérer les paiements.

Gestion des employés

Les dossiers de chaque employé à portée de main

Dématérialisez vos dossiers papier et éliminez les disques partagés désordonnés. Centralisez, organisez et sécurisez les dossiers de vos employés et récupérez vos informations critiques en quelques secondes seulement.

Ventes et marketing

Modernisez les ventes en facilitant l’accès aux informations

Du fait d’un fonctionnement centralisé et basé dans le cloud, il suffit de quelques secondes pour capturer du contenu, y accéder et le partager.

Mise en conformité au RGPD

Contrôlez l’accès aux informations et la sécurité du système

Dématérialisez vos documents et joignez-y des métadonnées détaillées afin de mieux contrôler les accès, de faciliter les recherches et de permettre la suppression de données sur demande.